PREP法は万能じゃない？メリットとデメリットを理解して効果的に活用しよう

2024年8月10日

「PREP法って最近よく聞くけど、結局何がいいの？」

「PREP法ってどんな時に使えばいいんだろう？」

こんな疑問をお持ちのあなたへ。この記事では、PREP法のメリット・デメリットを分かりやすく解説し、あなたのコミュニケーションをさらに円滑にする活用方法をご紹介します。

PREP法とは？

PREP法とは、相手に自分の考えを分かりやすく伝えるための文章構成のことです。

Point（結論） Reason（理由） Example（具体例） Point（結論）

この4つの要素を順番に並べることで、「何が言いたいか」「なぜそうなのか」「例えばどんなことか」を明確に伝えることができます。

例えば、

上司「今日のプレゼンの準備はできてる？」

部下A「えっと…資料はだいたいできたんですけど、まだちょっと…」

部下B「はい、準備は完了しています！なぜなら、昨日までに資料作成とリハーサルを済ませ、今日の発表内容を完璧に把握しているからです。例えば、お客様のニーズに合わせた提案内容や、競合との差別化ポイントなどを具体的に説明できるようにしています。ですので、自信を持ってプレゼンに臨めます！」

部下BのようにPREP法を使うと、「準備OK！」という結論だけでなく、その理由や具体的な内容まで伝えることができるので、上司も安心できますよね。

PREP法を使うメリット

PREP法を使うと、どんな良いことがあるのでしょうか？具体的なメリットを見ていきましょう。

分かりやすい！

結論を最初に言うことで、「結局何が言いたいのか」が相手にすぐに伝わります。回りくどい言い方や、結論が曖昧なままダラダラと話すよりも、PREP法を使った方が断然分かりやすいです。

説得力が増す！

理由や具体例を伝えることで、自分の主張に説得力を持たせることができます。「なんとなくそう思う」ではなく、「なぜそう思うのか」を説明することで、相手を納得させやすくなるでしょう。

記憶に残る！

結論を最初に言い、最後に繰り返すことで、相手に強い印象を与え、記憶に残るようにすることができます。「結局何が言いたかったんだっけ？」となるのを防ぎ、自分の主張をしっかりと相手に伝えることができるでしょう。

PREP法を使うデメリット

PREP法は万能ではありません。デメリットも理解しておきましょう。

型にはまりすぎる

PREP法にこだわりすぎると、表現が硬くなってしまったり、柔軟性がなくなってしまう可能性があります。状況に応じてPREP法以外の表現方法も取り入れることが大切です。

長文になりやすい

理由や具体例を詳しく説明しようとすると、どうしても長文になりがちです。簡潔に分かりやすく伝えることを意識しましょう。

すべての場面に適しているわけではない

PREP法は、論理的な説明や説得が必要な場面で特に有効です。しかし、感情に訴えかけるような場面や、カジュアルな会話にはあまり向いていません。TPOに合わせて使い分けることが重要です。

PREP法を効果的に活用するためのポイント

PREP法を最大限に活用するためのポイントを3つご紹介します。

結論を明確にする

PREP法のPはPoint（結論）です。「何が言いたいのか」を自分の中で明確にしてから文章を作り始めましょう。

理由を具体的にする

「なぜそう思うのか」を分かりやすく説明するために、具体的な理由を挙げましょう。抽象的な理由だけでは、相手を納得させることはできません。

具体例を挙げる

「例えばどんなことか」を具体的に説明することで、相手にイメージしやすく、理解を深めることができます。数字やデータなどを活用するのも効果的です。

PREP法を活用する場面

PREP法は、以下のような場面で特に効果を発揮します。

プレゼンテーション
会議での発言
メールや報告書の作成
交渉や商談
面接での自己PR

PREP法を使ってみよう！例文で実践

PREP法を使った例文をいくつかご紹介します。

例文1：

上司「新しいプロジェクトのリーダーを誰にするか考えているんだけど、何か意見はある？」

部下「Aさんを推薦します！なぜなら、Aさんは過去のプロジェクトでリーダーを務め、チームを成功に導いた実績があるからです。例えば、B社との提携プロジェクトでは、Aさんのリーダーシップのもと、目標を大幅に上回る成果を達成しました。ですので、Aさんであれば、今回のプロジェクトも必ず成功させると確信しています！」

例文2：

同僚「最近、仕事が忙しくてストレスが溜まってるんだよね…」

あなた「それなら、週末に温泉旅行に行ってみるのはどう？なぜなら、温泉は心身のリラックス効果があり、ストレス解消に役立つからね。例えば、温泉にゆっくり浸かることで、筋肉の緊張が和らぎ、血行が促進され、心も体もリフレッシュできるよ。週末に温泉で癒されて、また来週から頑張ろう！」

例文3：

お客様「この商品、他社と比べて何が違うんですか？」

販売員「当社の商品は、品質と価格のバランスが優れている点が大きな特徴です。なぜなら、高品質な素材を使用しながらも、独自の生産体制によりコストを抑え、お客様にお求めやすい価格でご提供できているからです。例えば、このバッグは、職人が一つ一つ丁寧に手作りしており、耐久性にも優れています。それでいて、価格は他社製品の半分以下に抑えています。ぜひ、手に取って品質の良さをご確認ください！」

PREP法を使いこなして、あなたのコミュニケーションをレベルアップ！

PREP法は、相手に自分の考えを分かりやすく伝えるための強力なツールです。

しかし、PREP法は万能ではありません。メリット・デメリットを理解し、状況に応じて適切に使い分けることが大切です。

この記事でご紹介したポイントを参考に、PREP法を使いこなして、あなたのコミュニケーションをさらにレベルアップさせていきましょう！

PREP法の効果的な活用方法まとめ

場面	PREP法の使い方	ポイント
プレゼンテーション	結論を最初に述べ、理由や具体例を挙げて説得力を持たせる。最後に結論を繰り返して印象付ける。	話し方やジェスチャーも効果的に活用する。
会議での発言	簡潔に結論を述べ、必要な情報を伝える。理由や具体例は、必要に応じて補足する。	話しすぎないように注意する。
メールや報告書の作成	結論を冒頭に書き、その後に理由や具体例を説明する。最後に結論を再確認する。	箇条書きや図表を活用して分かりやすくする。
交渉や商談	自分の要望を明確に伝え、その理由やメリットを説明する。具体的な提案も提示する。	相手の意見にも耳を傾け、柔軟に対応する。
面接での自己PR	結論として自分の強みをアピールし、その根拠となる具体的なエピソードを語る。最後に自己PRを締めくくる。	熱意と自信を持って話す。